Регистрация входящей и исходящей почты в организации

Регистрация документов Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Следовательно, регистрация преследует три цели: учет документов; справочная работа по документам. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Регистрация входящего документа от сторонней организации Возможность ведения нескольких организаций. Возможность автоматического формирования. ДокПартнер — удобная программа для учета документов и корреспонденции. Программа позволяет: вести учет документов приказов, распоряжений и т. Я нашла только многопользовательские платные и бесплатные однопользовательские.

Регистрация в реестре входящей и исходящей корреспонденции; Контроль получения В качестве отправителя: частное лицо, организацию, неизвестного адресата. Отчет «Список отправлений по форме Почты России». Регистрация входящих документов – подтверждение факта его получения Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта распечатке и хранении всех входящих и исходящих документов Организации . Зав. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие.

Регистрация входящих документов

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется. Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами? Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается печатается получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована. В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?

Регистрация документов

Регистрация входящего документа от сторонней организации Возможность ведения нескольких организаций. Возможность автоматического формирования. ДокПартнер — удобная программа для учета документов и корреспонденции. Программа позволяет: вести учет документов приказов, распоряжений и т. Я нашла только многопользовательские платные и бесплатные однопользовательские. А вдруг у кого-то есть такая программа, которая эти два достоинства. Для приобретения дополнительных сетевых рабочих мест отправьте нам заявку на адрес Этот e-mail защищен от спам-ботов.

Оплатите счет любым удобным Вам способом. После оплаты пришлите по адресу Этот e-mail защищен от спам-ботов. Для его просмотра в вашем браузере должна быть включена поддержка Java-script подтверждение платежа копию либо номер платежного поручения, дату и сумму платежаи мы вышлем Вам регистрационный код и код активации. Оригиналы документов договор, акт приема-передачи прав использования, счет, счет-фактура, накладная, лицензионное соглашение, свидетельство на программу отправляются по почте после оплаты.

Пример расчета стоимости для 6 рабочих мест: Пример расчета стоимости для 25 рабочих мест: Для приобретения программы "Регистрация документов организации " версия SQL: Отправьте нам заявку на адрес Этот e-mail защищен от спам-ботов. Для расчета стоимости лицензий Вы можете воспользоваться Калькулятором расчета цены. А где же взять и скачать все эти библиотеки?

Пытался скачать с сайта - открывается чистая вкладка, без признаков какой-то информации Александр в ответ goya-od про Регистрация документов организации 4. Все библиотеки включены в дистрибутив программы. Отдельно можно скачать на сайте программы в разделе "Поддержка", подраздел "Решение программа регистрации входящей исходящей проблем при установке и работе программ и библиотек" Ответить. Сергей в ответ goya-od про Регистрация документов организации 4.

Все в дистрибутив включено Ответить. Елена про Регистрация документов организации 4. Все нравится, только оч. Александр в ответ Елена про Регистрация документов организации 4. Регистрация документов организации Вообще то в журнале регистрации должен существовать один номер для документа. Если Ваш начальник усложняет - это проблемы конкретно Вашей организации. Ирина про Регистрация документов организации 4. Подскажите, пожалуйста - при удалении записи в журнале входящих последующие новые записи продолжают нумероваться далее.

То есть если удалил строку, то и номер входящего этой строки тоже исчезает, созданные после документы нумерацию продолжают. А вот этот удалённый номер входящего исчезает. То есть нужно просто редактировать строки, а удалять их нельзя, чтобы не потерять последовательный номер? Для корректной работы программы могут потребоваться библиотеки Visual FoxPro.

Копирование материалов портала запрещено. Регистрация документов организации 4. Рейтинг программы - 4. Реестр корреспонденции Скриншоты Регистрация документов организации: Документы - Ведение дел. Может быть полезна страховым компаниям, страховым агентам, работающим с разными Фото на документы 8.

После настройки внешнего вида накладной вы вводите только наименования Моя смета Моя смета - Программа для составления смет и расчетов стоимости работ. Неплохое решение для небольших фирм и частных предпринимателей, занимающихся оказанием ParRot Отзывы о программе Регистрация документов организации. Возможность ведения нескольких организаций.

Работа с входящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией Администратор Наименование организации: Хабаровское отделение почтовой связи Почта России Основные обязанности: Встреча клиентов в отделении почтовой связи, распределение потока клиентов, консультации граждан по услугам почтовой связи.

Помощник председателя по организации документооборота Составление писем, запросов и других материалов по требованию руководства. Регистрация и учёт входящей, исходящей корреспонденции. Приём, регистрация и отправка электронной почты. Координация работы приёмной, приём и распределение входящих звонков. Регистрация документов организации Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей.

Описание работы с решением Перед началом работы. Для работы с корреспонденцией в первую очередь пользователю необходимо задать пароль. Конкретный порядок документооборота каждое юрлицо устанавливает самостоятельно. Об этих требованиях наш дальнейший разговор. Документооборот: коротко о главном Организационные моменты Организация работы со служебными документами включает в себя организацию осуществления документооборота, формирования дел, хранения служебных документов и пользования ими в текущей деятельности предприятия.

Мы остановимся на первой составляющей — документообороте. Документооборот — это движение служебных документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Детализируя это понятие, можно сказать, что документооборот включает в себя прием документов, их предварительное рассмотрение, регистрацию, передачу и исполнение, контроль за исполнением, а также обработку и отправку исходящих документов.

Для обеспечения эффективной организации документооборота предусматривают: — прохождение документов на предприятии наиболее коротким путем; — сокращение количества инстанций, в которые должны поступать документы например, во время согласования ; — одноразовость операций по обработке документов, исключение дублирования во время работы с ними; — централизацию, осуществление однотипных операций с документами в одном месте; — рациональное размещение на предприятии структурных подразделений и рабочих мест.

Порядок документооборота на предприятии устанавливают в инструкции по делопроизводству, регламентах работы с документами, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях. Исходной величиной для расчета численности работников службы документационного обеспечения, выбора средств механизации и автоматизации процессов делопроизводства, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников является годовой объем документооборота.

Как его определить Прежде всего напомним, что различают три основных потока документации: — документы, поступающие из других организаций входящие ; — документы, отправляемые в другие организации исходящие ; — документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками этого предприятия в управленческом процессе внутренние.

Программы для бизнеса Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто! Своевременность фиксации Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции. Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа.

Графы журнала регистрации входящих документов Дата регистрации только текущая фактическая. Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Инструкция Регистрировать нужно всю входящую и исходящую корреспонденцию , причем, в день получения или отправки.

Регистрации корреспонденция : почтовые отправления, электронные письма, факсы, врученные лично в руки послания. Важные электронные письма входящие и исходящие нужно распечатывать и регистрировать так же, как и остальные виды корреспонденции.

Кроме того, необходимо регистрировать внутреннюю корреспонденцию : докладные записки, служебные записки, объяснительные, заявления,. Для того, чтобы регистрировать корреспонденцию , заведите специальные регистрации. В зависимости от объемов корреспонденции того или иного вида, вы можете завести общие журналы входящей и исходящей корреспонденции, либо дополнительно разбить их по видам.

Например, сделайте журнал для регистрации входящих и исходящих электронных писем. Вне зависимости от объемов корреспонденции, удобно сделать отдельный журнал для регистрации входящих и исходящих факсов. Если у вас нет специального журнала регистрации корреспонденции, отпечатанного в типографии, возьмите обычную тетрадь, и разграфите ее. В журнале регистрации входящих писем укажите номер послания, дату получения, а также вид корреспонденции, если у вас общий журнал для всех видов посланий, от электронных до факсимильных.

Программа для секретарей для регистрации входящих и исходящих документов. Функция внутренней почты в программе позволит оперативно общаться.

Организация документооборота на предприятии Журнал регистрации входящей корреспонденции ведется в электронной форме. На документе в правом нижнем углу первой страницы ставятся регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции и дата регистрации. Документы, подлежащие специальному учету, поступившие по почте, сначала регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем - в книге специального учета.

Документы, принятые на личном приеме и подлежащие специальному учету, в журнале регистрации входящей корреспонденции не регистрируются. Зарегистрированный документ, исходя из оценки его содержания, подлежит предварительному рассмотрению нотариусом в течение пяти рабочих дней с момента регистрации для решения вопроса о необходимости, сроках и порядке исполнения документа подлежит ли документ принятию к нотариальному производству, требуется ли ответ автору обращения и т.

Ответ по существу дается заявителю не позднее 30 дней с момента регистрации документа, если законодательством Российской Федерации не установлены иные сроки исполнения.

Не подлежат рассмотрению обращения, не содержащие данных о фамилии наименовании организации и почтовом адресе заявителя, по которому должен быть направлен ответ. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается его автору, если его фамилия наименование организации и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который автору обращения многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, нотариус вправе принять решение о прекращении переписки по данному вопросу. Как правильно вести исходящую и входящую корреспонденцию. Обработка входящей корреспонденции Делопроизводство обработка входящего документа Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный.

Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота. Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Работа с входящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. Организация документооборота в создаваемой компании Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные внутриучрежденческие нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании. Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Основными принципами организации рационального документооборота являются: централизованная в службе ДОУ регистрация, прием, отправка документов; движение документов по наиболее короткому пути c минимальными затратами времени и труда; исключение возврата документов, без соответствующей деловой необходимости; исключение необоснованных согласований, параллельных согласований проектов документов; организация движения групп документов, имеющих одинаковый маршрут.

Регистрация входящей и исходящей почты в организации

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так: Руководитель — это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения. Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа. Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, отчитывается перед Руководителем или Контролером о ходе исполнения поручений по документу.

Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие. Регистрация документов с целью их учета, контроля за их исполнением, Главным моментом в организации документационного обслуживания является от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера. порядок регистрации входящей и исходящей корреспонденции. ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс. Если речь .

К записи комментариев Яна 17 02 Здравствуйте, у меня снова вопрос о распечатке и хранении всех входящих и исходящих документов Организации. Я уже видела, что подобный вопрос задавался

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет КОРРЕСПОНДЕНЦИИ и делопроизводство входящей почты в компании или ИП
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 2
  1. erflotmyrt

    Абсолютно с Вами согласен. В этом что-то есть и мысль отличная.

  2. Эльвира

    Не могу сейчас поучаствовать в обсуждении - очень занят. Но освобожусь - обязательно напишу что я думаю по этому вопросу.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных